Datensicherungsrichtlinie

Backup-Verfahren, die sicherstellen, dass sowohl Daten als auch Software regelmäßig und sicher gesichert werden, sind unerlässlich, um den Verlust von Daten und Software zu verhindern und eine schnelle Wiederherstellung nach einem IT-Ausfall zu ermöglichen. Diese Richtlinie enthält Richtlinien für Externis-Mitarbeiter zur Sicherung von Externis-Daten.

Der Datensicherungsaspekt dieser Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Drittparteien, die mit dem Externis-Netzwerk verbundene IT-Geräte verwenden oder Informationen verarbeiten oder speichern, die Eigentum von Externis sind.
Jeder Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, für eine ausreichende Datensicherung der auf den ihm zugewiesenen IT-Systemen gespeicherten Daten zu sorgen.

1. Best Practice-Sicherungsverfahren

Alle Backups müssen den folgenden Best Practice-Verfahren entsprechen:

• Alle Daten, Betriebssysteme und Dienstprogrammdateien müssen angemessen und systematisch gesichert werden (stellen Sie sicher, dass dies alle Patches, Fixes und Updates umfasst).
• Aufzeichnungen zur Softwarelizenzierung sollten gesichert werden.
• Sicherungsmedien sollten an einem entfernten Standort sicher und in ausreichender Entfernung aufbewahrt werden, um Schäden durch eine Katastrophe am Hauptstandort zu vermeiden.
• Um die Zuverlässigkeit der Daten/Software im Notfall sicherzustellen, sollten regelmäßige Tests zur Wiederherstellung der Daten/Software aus den Sicherungskopien durchgeführt werden.
  

2. Verantwortung für die Datensicherung

Im rent Modell werden nur kritische Systeme routinemäßig von den IT-Diensten gesichert. Die Verantwortung für die Sicherung der Daten auf den Arbeitsstationen einzelner Personen, unabhängig davon, ob diese sich im Privatbesitz oder im Besitz von Externis befinden, liegt vollständig beim Benutzer.
Wenn Sie für eine Datensammlung verantwortlich sind, die entweder extern auf einem Server oder auf der Festplatte eines Computers gespeichert ist, sollten Sie sich an Ihren IT-Dienst zu lokalen Sicherungsverfahren wenden. Wenn Sie die von den IT-Diensten bereitgestellten Einrichtungen nicht nutzen, sollten Sie eigene Verfahren einrichten.

3. Gesetzliche Anforderungen

Benutzer sollten bei der Formulierung einer Backup-Strategie die folgenden rechtlichen Auswirkungen berücksichtigen:

• Handelt es sich bei den gespeicherten Daten um personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), besteht die gesetzliche Verpflichtung, sicherzustellen, dass derartige Backups zum Schutz dieser Daten ausreichend sind.
• Abhängig von gesetzlichen oder sonstigen Anforderungen kann es erforderlich sein, wesentliche Geschäftsdaten mehrere Jahre lang aufzubewahren und einige Archivkopien dauerhaft aufzubewahren.
• Abhängig von gesetzlichen oder anderen Anforderungen, z. B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder der Softwarelizenzierung, kann es erforderlich sein, alle Sicherungskopien der Daten nach einer bestimmten Zeit oder am Ende eines Vertrags zu vernichten.
  
  
  4. Desktop-Backups

Die Verantwortung für die Sicherung der auf den Arbeitsstationen von Einzelpersonen gespeicherten Daten liegt vollständig beim Benutzer, unabhängig davon, ob diese sich im Privatbesitz oder im Besitz von Externis befinden.
Alle Netzwerkbenutzer, die persönliche Arbeitsstationen/Laptops verwenden, sollten sicherstellen, dass ihre Daten mit einer oder einer Kombination der folgenden Methoden gesichert werden:

• Sichern auf einem lokalen Gerät: Zip-Laufwerk, USB-Stick, externe Festplatte.
• Regelmäßiges Kopieren kritischer Daten auf einen Remote-Server, der ordnungsgemäß von Externis gesichert wird (z. B. privates OneDrive-Konto von Externis).
• Backups sollten regelmäßig geplant werden.
• Alle Benutzer sollten ihre Daten sichern, bevor sie die Software auf ihrem Computer aktualisieren oder upgraden.
  
  
  4. Microsoft Azure Cloud

Externis ist Partner von Microsoft und nutzt die Azure Cloud Services zum Hosten von Websites, Datenbanken und Daten. Alle in der Azure Cloud gehosteten Daten entsprechen den Microsoft Azure Cloud-Sicherheits- und Datensicherungsprozessen. Spezifische Dokumentation zu den MS Azure Services kann bei den Externis IT Services angefordert werden.