E-Mail-Nutzungsrichtlinie

E-Mail gilt als wichtiges Kommunikationsmittel für Externis-Nutzer. Dieses Dokument beschreibt Standards für die sichere Nutzung von Interneteinrichtungen.

Bedingungen für die Nutzung der E-Mail-Einrichtungen von Externis

Alle Benutzer müssen bei der Verwendung der E-Mail-Funktionen von Externis Folgendes beachten:

• Von den Benutzern wird erwartet, dass sie bei der Verwendung von E-Mails ethisch und verantwortungsbewusst handeln und die einschlägigen nationalen Gesetze, die Informationssicherheitsrichtlinien, Vorschriften und Verhaltenskodizes von Externis einhalten.
• Diskriminierung, Schikanierung oder Belästigung aufgrund von Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, religiöser Überzeugung, Alter, Behinderung, Rasse, Hautfarbe, Nationalität, ethnischer oder nationaler Herkunft verstößt gegen die Externis-Richtlinien. Nutzer dürfen andere Personen nicht per E-Mail schikanieren, belästigen oder belästigen. Nutzer dürfen keine Nachrichten senden, die von den Empfängern als beleidigend, anstößig oder aufrührerisch empfunden werden könnten.
• Alle Nutzer sollten alle von Externis gesendeten E-Mails in erster Linie als repräsentativ für Externis und in zweiter Linie als repräsentativ für den Einzelnen betrachten. Sie sollten höflich und zuvorkommend sein. Sie sollten keine E-Mails versenden, die Externis in einem unprofessionellen Licht darstellen. Externis haftet für die Meinungen und Mitteilungen seiner Mitarbeiter. Jede E-Mail, die Gegenstand eines Rechtsstreits ist, muss möglicherweise vor Gericht als Beweismittel vorgelegt werden.
• Alle Nutzer sollten ihr Bestes tun, um sicherzustellen, dass E-Mail-Inhalte korrekt, sachlich und objektiv sind, insbesondere in Bezug auf Einzelpersonen. Nutzer sollten subjektive Meinungen über Einzelpersonen oder andere Organisationen vermeiden.
• Nutzer sollten sich bewusst sein, dass E-Mails leicht an Dritte weitergeleitet werden können. Nutzer sollten davon ausgehen, dass jede in der E-Mail erwähnte Person diese einsehen oder davon erfahren kann oder aufgrund von Datenschutz- oder anderen Gesetzen dazu berechtigt ist.
• Alle Benutzer sollten sich darüber im Klaren sein, dass der Ursprung einer E-Mail leicht verschleiert werden kann und der Anschein entstehen kann, als käme sie von jemand anderem.
• Benutzer dürfen in E-Mails keine falsche Identität verwenden.
• Nutzer dürfen keine Werbung, Kettenbriefe oder unerwünschte E-Mails (SPAM) erstellen oder weiterleiten.
• Alle Benutzer sollten die auf ihrem Bildschirm angezeigten Daten schützen, indem sie beim Verlassen des Arbeitsplatzes ihre Bürotür oder ihren Arbeitsplatz abschließen oder einen passwortgeschützten Bildschirmschoner verwenden. Dies soll verhindern, dass Unbefugte vom Arbeitsplatz aus E-Mails versenden, die scheinbar vom Benutzer stammen.
• Alle Benutzer sollten bei der Weitergabe ihrer E-Mail-Adresse an andere vorsichtig sein und sich darüber im Klaren sein, dass ihre E-Mail-Adresse im Internet aufgezeichnet werden kann.
• Alle Benutzer sollten beim Öffnen von E-Mails und Anhängen aus unbekannten Quellen vorsichtig sein, da diese mit Viren infiziert sein können.
• Alle Benutzer müssen auf dem Computer, über den sie auf ihre E-Mails zugreifen, eine aktuelle, von Externis zugelassene Antivirensoftware installiert und betriebsbereit haben.
• Alle E-Mails oder Anhänge, die verschlüsselt oder komprimiert sind, sollten vom Empfänger entschlüsselt oder dekomprimiert und auf Viren geprüft werden.
• Alle Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit E-Mails sollten dem IT-Service gemeldet werden.

E-Mail und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Alle Externis-Benutzer sollten sich bewusst sein, dass E-Mails mit Informationen zu lebenden Personen unter den Geltungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fallen.
Alle Benutzer müssen sicherstellen, dass die Methoden zum Sammeln, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten per E-Mail den Richtlinien von Externis, der DSGVO und allen anderen relevanten Gesetzen entsprechen.

E-Mail und Datenschutz

Externis-Nutzer müssen davon ausgehen, dass jegliche E-Mail- und Internetkommunikation nur verschlüsselt sicher ist und sollten keine vertraulichen Informationen per E-Mail versenden. Nutzer dürfen unter keinen Umständen die E-Mails anderer Nutzer überwachen, abfangen oder durchsuchen, es sei denn, sie haben die entsprechende Genehmigung des IT-Leiters. Netzwerk- und Computerbetriebspersonal sowie Systemadministratoren dürfen die E-Mails anderer Nutzer nur in dem Umfang überwachen, wie dies im Rahmen ihrer normalen Arbeit gelegentlich geschieht.