Les quotas permettent de restreindre les quantités commandables par un utilisateur pour un ou plusieurs produits.
Notions
Le quota affecté correspond au quota qui a été attribué à une organisation.
Le quota conservé correspond au quota qu'une organisation a conservé. Par exemple, 100 quotas ont été affectés à un DR. Il en a redistribué 40. Il a donc conservé 60 quotas.
Le quota consommé correspond au nombre de quotas consommés par une organisation via les commandes.
Le quota disponible correspond au quota qu'une organisation peut encore consommer (quota disponible = quota réservé - quota consommé).
Créer un quota
Pour créer un quota, cliquer sur l'icône 
Plusieurs champs sont alors requis :
- Nom : libellé du quota ;
- Campagne : indiquer si le quota concerne un produit hors campagne, ou sélectionner une campagne (les produits seront alors filtrés suivant la campagne) ;
- Produits associés : permet de choisir le/les produit(s) associé(s) au quota ;
- Date de début et fin du quota (N.B. : lorsque la date de fin est atteinte, le produit ne dispose plus de quota et peut donc être commandé librement) ;
- Unité (nombre de produits commandés) ou valeur (nombre de produits commandés x tarif).
Il est également possible de renseigner une date et un niveau de switch. Lorsque la date de switch est atteinte, tous les quotas disponibles restants sont affectés à un nouveau quota avec un héritage à l'utilisateur père (pot commun) au niveau de switch sélectionné.
Produit et publication
Un produit hors campagne ne peut avoir qu'un seul quota rattaché sur une même plage de dates.
Tandis qu'un produit sur campagne peut être lié à un quota par campagne.
Etat des quotas par défaut
Lors de la création d'un quota, toutes les organisations sont par défaut en héritage de l'utilisateur père. Cela signifie que si vous n'affectez pas une valeur de quota pour certaines organisations, elles pourront alors utiliser le quota de leur organisation mère.
Affecter des quotas
Pour affecter des quotas, il existe trois solutions :
1. Manuellement
Saisissez la valeur voulue dans la colonne "Affecté" pour l'organisation désirée.
Lorsqu'une valeur est renseignée, eCOS® recalcule les quotas des organisations parentes :
Les boutons d'action :
- Défaut : permet de rendre actif une organisation sur un quota, et lui alloue automatiquement 1 quota ;
- Bloqué : permet de bloquer une organisation sur un quota, et lui alloue automatiquement 0 ;
- Héritage : si une organisation est en héritage, elle ne possède pas de quota mais utilise celui de son organisation mère.
Tandis que les organisations "Amiens" et "Beauvais" sont bloqués, et ne peuvent pas consommer de quota.
2. Via l'aide à la saisie
Dépliez l'aide à la saisie en cliquant sur la zone 
Les boutons d'action :
- Affecter : permet d'affecter une valeur de quota ;
- Bloquer : permet de bloquer les utilisateurs ;
- Effacer : permet d'effacer le quota renseigné (uniquement si les organisations n'ont pas déjà consommées du quota).
Il est ensuite possible de cibler un niveau d'organisation, des organisations particulières, ou des rôles et d'indiquer si les changements ne doivent s'appliquer qu'aux organisations qui ne disposent pas de quotas 
3. Via export/import Excel
Cliquez sur le bouton 
, situé en haut à droite de la structure de quota, pour exporter un fichier Excel de la structure de quota.
Modifiez les cellules avec une trame de fond verte en colonne C.
Puis réimportez le fichier à l'aide du bouton 
Modifier un quota
Pour modifier un quota, cliquez sur le quota voulu dans la liste des quotas.
Pour les quotas terminés, plus aucun champ n'est modifiable. Vous pouvez seulement consulter les données.
Pour les quotas à venir, tous les champs sont modifiables*.
Pour les quotas en cours, tous les champs (excepté la date de début et la publication) sont modifiables*.
*Si l'utilisateur possède la permission associée au rôle.
Supprimer un quota
Pour supprimer un quota, cliquez sur le quota à supprimer dans la liste des quotas, puis sur 
avant de confirmer la suppression.
Créer des quotas en masse
La création des quotas en masse se fait en 3 étapes :
Créer les structures de quotas
- Pour créer des quotas en masse, cliquez sur le bouton
- Dans la première étape de la pop-up, sélectionnez des produits en cliquant sur le bouton
. Il est possible de choisir les produits par process, ou des produits rattachés à des campagnes. - Dans la deuxième étape, sélectionnez les dates de début et de fin qui seront appliquées à tous les quotas (mais il est possible d'affiner les dates par quota dans l'étape 4).
- Dans la troisième étape, indiquez si les quotas sont en unité ou valeur, et s'ils doivent avoir des switchs (mais il est possible d'affiner ces informations par quota dans l'étape 4).
- Dans la dernière étape, le récapitulatif, il est possible de mofifier les informations de date de début, date de fin, date de switch, d'unité et la valeur par défaut pour chaque quota, ou pour plusieurs quotas en les sélectionnant grâce aux cases à cocher.
La valeur par défaut, correspond au quota qui sera affecté au niveau National.
Vérifiez les informations, puis cliquez sur 
pour créer les structures.
Exporter les quotas
Dans le menus Quotas, sélectionnez les quotas voulus en utilisant les cases à cocher du tableau, puis cliquez sur 
Un fichier .zip contenant un fichier Excel par quota est alors téléchargé.
Importer les quotas
- Après avoir modifié les quotas dans les différents fichiers Excel, cliquez sur le bouton
.
Cliquez sur le bouton
pour chercher les différents fichiers sur votre ordinateur. - La deuxième étape récapitule les informations des quotas.
- Enfin, dans la troisième étape, cliquez sur
pour mettre à jour les quotas avec les informations contenues dans les fichiers Excel.
Clôturer des quotas en masse
Sélectionnez les quotas souhaités à l'aide des cases à cocher du tableau.
Puis cliquez sur 
Dans la pop-up, sélectionnez la date de clôture désirée, puis cliquez sur “OK”.
