Verwalten des Ordnerbaums

Um einen neuen Ordner im Stammverzeichnis zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche ohne einen Ordner ausgewählt zu haben.
Um einen Unterordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner und dann auf „Unterordner hinzufügen“.

Es besteht die Möglichkeit, die Anhänge von Ordnern per Drag & Drop zu verändern:

Um einen Ordner zu löschen, wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie dann auf bevor Sie den Löschvorgang bestätigen.

Ordnereinstellungen

In den Dateidetails besteht die Möglichkeit, diese als „Wichtig“ und „Automatisches Abonnement“ zu konfigurieren. Wenn ein Ordner auf „Wichtig“ oder „Automatisch abonnieren“ eingestellt ist, werden alle darin enthaltenen Dateien als „Wichtig“ oder „Automatisch abonnieren“ gekennzeichnet. :

Sie können auch eine Beschreibung der Datei sowie ein Bild bereitstellen.

Einschränkungen

Im Reiter „Organisationen“ besteht die Möglichkeit, einen Ordner auf eine oder mehrere Organisationen einzuschränken. Verschieben Sie hierzu die gewünschten Organisationen von links nach rechts.

Im Reiter „Zeichen“ besteht die Möglichkeit, eine Datei auf ein oder mehrere Zeichen zu beschränken. Verschieben Sie hierzu die gewünschten Zeichen von links nach rechts.

Im Reiter „Rollen“ besteht die Möglichkeit, einen Ordner auf eine oder mehrere Rollen zu beschränken. Verschieben Sie hierzu die gewünschten Rollen von links nach rechts.

Im Reiter „Klassifikationen“ besteht die Möglichkeit, einen Ordner auf eine oder mehrere Klassifikationen einzuschränken. Verschieben Sie hierzu die gewünschten Einteilungen von links nach rechts.

Im Reiter „Kategorien“ besteht die Möglichkeit, einen Ordner auf eine oder mehrere Kategorien einzuschränken. Verschieben Sie hierzu die gewünschten Kategorien von links nach rechts.

Validierung

Abschließend ist es möglich, die Validierung für eine Datei zu aktivieren. Wenn aktiviert, werden eine Validierungsebene, eine Benachrichtigungsverzögerung und Validatorrollen angefordert. Wenn eine Person, die nicht Teil der Validiererebene und -rolle ist, eine Datei in diesem Ordner ablegt, steht die Validierung aus und muss im Menü „ Dateivalidierungen “ validiert/abgelehnt werden.

Dokumente verwalten

Auf der Registerkarte „Dokumente“ wird die Liste der mit der Datei verknüpften Dokumente aufgeführt:

Über der Tabelle stehen mehrere Aktionsschaltflächen zur Verfügung:

• Löschen: Nachdem Sie ein oder mehrere Dokumente ausgewählt haben, können Sie das Dokument aus dem Ordner löschen (es wird jedoch nicht von der Plattform gelöscht).
• Herunterladen: Nachdem Sie ein oder mehrere Dokumente ausgewählt haben, können Sie die Dokumente herunterladen (eine ZIP-Datei wird erstellt und ist in den Benachrichtigungen verfügbar).
• Als wichtig markieren: Nachdem Sie ein oder mehrere Dokumente ausgewählt haben, können Sie die Dokumente als wichtig kennzeichnen.
• Auto-Abo. : Nachdem Sie ein oder mehrere Dokumente ausgewählt haben, können Sie die Dokumente als automatisches Abonnement kennzeichnen.

Unterhalb der Tabelle können Sie über die Schaltfläche „Hinzufügen“ ein Dokument zum Ordner hinzufügen.

Durch Klicken auf eine Dokumentbezeichnung wird das Popup mit den Dokumentdetails geöffnet. Es ermöglicht Ihnen:

• Ändern Sie die Dokumentbezeichnung (standardmäßig ist die Dokumentbezeichnung = Name der importierten Datei);
• Ändern Sie das Start- und Enddatum der Veröffentlichung;
• Bearbeiten Sie die Dokumentbeschreibung;
• Integrieren Sie Schlüsselwörter in das Dokument, um es im Front Office leichter auffindbar zu machen;
• Verwalten Sie, in welchen Ordnern sich das Dokument befindet;
• Dokumentversionen hinzufügen/löschen und deren Verlauf anzeigen (Dokumentversionen ermöglichen Ihnen, eine neue Version des Dokuments zu importieren, ohne es für den erneuten Import löschen zu müssen).

Um ein Dokument dauerhaft von der Plattform zu löschen, gehen Sie zum Menü „ Bereinigen “.