Gérer l'arborescence des dossiers

Pour créer un nouveau dossier à la racine, cliquez sur le bouton sans avoir sélectionné de dossier.
Pour créer un sous-dossier cliquez droit sur le dossier père, puis sur "Ajouter un sous-dossier".

Il est possible de modifier le rattachement des dossiers à l'aide d'un glisser-déposer :

Pour supprimer un dossier, sélectionnez le dossier désiré, puis cliquez sur avant de confirmer la suppression.

Paramètres du dossier

Dans le détail du dossier, il est possible de le paramétrer en "Important" et "Abonnement auto". Si un dossier est paramétré "Important" ou "Abonnement auto", tous les fichiers qu'il contient seront flaggés "Important "ou "Abonnement auto." :

Vous pouvez également renseigner une description au dossier, ainsi qu'un visuel.

Restrictions

Dans l'onglet "Organisations", il est possible de restreindre un dossier à une ou plusieurs organisations. Pour cela, faites passer de gauche à droite les organisations voulues.

Dans l'onglet "Enseignes", il est possible de restreindre un dossier à une ou plusieurs enseignes. Pour cela, faites passer de gauche à droite les enseignes voulues.

Dans l'onglet "Roles", il est possible de restreindre un dossier à un ou plusieurs rôles. Pour cela, faites passer de gauche à droite les rôles voulus.

Dans l'onglet "Classifications", il est possible de restreindre un dossier à une ou plusieurs classifications. Pour cela, faites passer de gauche à droite les classifications voulues.

Dans l'onglet "Catégories", il est possible de restreindre un dossier à une ou plusieurs catégories. Pour cela, faites passer de gauche à droite les catégories voulues.

Validation

Enfin, il est possible d'activer la validation pour un dossier. Si elle est activée, un niveau de validation, un délai de notification et les rôles valideurs seront demandés. Si une personne qui ne fait pas partie du niveau et des rôles valideurs dépose un fichier dans ce dossier, il sera en attente de validation et à valider/refuser dans le menu "Validations des fichiers".

Gérer les documents

Dans l'onglet "Documents", la liste des documents associés au dossier est répertoriée :

Plusieurs boutons d'actions sont disponibles au-dessus du tableau :

• Supprimer : après avoir sélectionné un/des documents, permet de supprimer le document du dossier (mais ils ne sont pas supprimés de la plateforme) ;
• Télécharger : après avoir sélectionné un/des documents, permet de télécharger les documents (un fichier .zip est créé et disponible dans les notifications) ;
• Marquer comme important : après avoir sélectionné un/des documents, permet de flagger les documents en importants ;
• Abonnement auto. : après avoir sélectionné un/des documents, permet de flagger les documents en abonnement auto.

En dessous du tableau, le bouton “Ajouter” permet d'ajouter un document dans le dossier.

En cliquant sur le libellé d'un document, la pop-up de détail du document s'ouvre. Elle permet de :

• Modifier le libellé du document (par défaut le libellé du document = nom du fichier importé) ;
• Modifier les dates de début et fin de publication ; 
• Modifier la description du document ; 
• Intégrer des mots-clés au document pour le retrouver plus facilement en front office ; 
• Gérer dans quels dossiers se trouve le document ; 
• Ajouter/supprimer des versions du document et en consulter l'historique (les versions d'un document permettent d'importer une nouvelle version du document sans avoir à le supprimer pour le réimporter).

Pour supprimer un document définitivement de la plateforme, rendez-vous dans le menu “Purge”.